Não foi por falta de aviso, mas, mesmo assim, neste começo de ano muitos microempreendedores individuais (MEI) e pequenas firmas foram surpreendidos. Desde o dia 1º de janeiro, optantes do Simples Nacional que estavam com débitos ou outras pendências, foram excluídos do regime e têm até o dia 31 para regularizarem a situação.
Na prática, isso não significa que esses negócios terão suas atividades encerradas ou que será impossível emitir notas fiscais. Só que eles deixam de usufruir de um regime tributário simplificado e, no caso dos MEIs, perdem benefícios previdenciários.
“Muitas vezes, o microempreendedor só descobre pendências ao acessar o Portal do Simples Nacional e perceber que foi excluído”, explica André Cavalcanti, sócio da Valore Contabilidade & Consultoria, ao InfoMoney.
Embora no ano passado a Receita Federal tenha comunicado mais de 1,5 milhão de contribuintes com débitos atrasados, o especialista reforça a necessidade do monitoramento da situação fiscal regularmente ou do apoio de assessoria contábil para evitar surpresas.
Afinal, caso o prazo final seja perdido, a próxima oportunidade de adesão ao Simples Nacional será apenas em janeiro de 2026. De acordo com a Lei Complementar 123, a inclusão no regime só pode ser feita:
- na abertura da firma, a qualquer momento do ano.
- no mês de janeiro (entre o dia 1 e 31), mediante solicitação e sem pendências fiscais.
O que leva à exclusão do Simples Nacional?
Embora a questão tributária esteja entre as razões mais comuns que levam à exclusão no Simples Nacional, ela não é a única. “Isso pode acontecer por diversos motivos, desde débitos fiscais até irregularidades cadastrais. Regularizar todas as pendências é fundamental para evitar a permanência em regimes mais complexos e caros”, afirma Diego Zacarias dos Santos, diretor de auditoria interna e assuntos regulatórios da Contabilizei.
Entre os motivos de exclusão do regime estão:
- Débitos tributários: dívidas com a Receita Federal, Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional ou órgãos estaduais e municipais.
- Excesso de faturamento: para MEIs, o limite anual é de R$ 81 mil, ou R$ 251,6 mil para caminhoneiros.
- Pendências estaduais: falta de inscrição estadual para atividades comerciais sujeitas ao ICMS.
- Pendências municipais: falta de inscrição municipal para o recolhimento de ISS, especialmente em cidades com sistemas menos automatizados.
Santos frisa que os pequenos negócios que não regularizarem a situação vão precisar operar sob outro regime tributário, até que possam solicitar nova inclusão ao Simples no ano seguinte. Neste caso, eles devem optar entre os regimes de Lucro Presumido ou Lucro Real.
Já Fernando José, líder contábil da Agilize, ressalta que a exclusão implica mudanças ainda mais significativas quando se trata dos MEIs. “Eles deixam de pagar o valor fixo mensal e passam a pagar impostos calculados sobre o faturamento, com alíquotas que podem variar de 13,33% a 16,33%, dependendo da atividade.”
Atualmente, as firmas optantes do Simples Nacional pagam por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) os seguintes tributos: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), Imposto sobre Serviços (ISS), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins).
Vale a pena dar baixa no MEI e abrir novo CNPJ?
Apesar de parecer uma solução fácil, abandonar um CNPJ para criar outro até pode ser possível, mas pode gerar mais problemas. “É necessário a regularização. Sem isso, os débitos podem alcançar o CPF do empresário”, alerta Fernando José, líder contábil da Agilize.
Isso significa que, mesmo com o fim do CNPJ, as dívidas podem gerar problemas, como multas e restrições, na pessoa física. Diego Zacarias, da Contabilizei, alerta, ainda, que essa prática pode ser interpretada pela Receita Federal como uma tentativa de evitar a quitação de débitos.
“O que pode levar a complicações jurídicas”, diz o especialista. Outro ponto que ele alerta é que o encerramento do MEI implica na perda do histórico do CNPJ, podendo dificultar o acesso a crédito e a outros benefícios futuramente.
O que fazer para voltar ao Simples Nacional?
Embora o prazo para a regularização seja até o dia 31 de janeiro, a orientação dos especialistas é evitar deixar para a última hora. André Cavalcanti, da Valore Contabilidade & Consultoria, lembra que há situações mais complexas, onde o contribuinte possui pendências em diferentes esferas: guias atrasadas, taxas, parcelamentos e informações cadastrais.
“Tudo isso precisa ser consolidado e o tempo de análise aumenta nesses casos, o que pode gerar atrasos e deixar o contribuinte fora do Simples Nacional”, diz. Além disso, o prazo final de análise — e da confirmação sobre o retorno ao regime simplificado — está previsto para 17 de fevereiro, mas é possível que o deferimento ocorra antes.
“Caso haja dívidas fiscais com a Receita Federal ou com a PGFN, basta o contribuinte aceitar o parcelamento que ele fica adimplente, não sendo necessário o pagamento integral. Em relação às pendências com municípios, grandes capitais permitem a regularização online, mas em caso de cidades menores, vale a pena buscar a prefeitura; com os estados, procure a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).”
Para quem quer identificar as pendências, é necessário acessar o Portal do Simples Nacional e verificar a situação cadastral em “Consulta Optantes”, inserindo o CNPJ. Identificando a exclusão, o passo a passo para voltar ao regime simplificado está a seguir.
1. Solicite a opção pelo Simples Nacional:
- Realize o login utilizando o CNPJ, CPF e a senha de acesso (ou utilize sua conta gov.br com nível prata ou ouro);
- Selecione a opção “Solicitação de opção pelo Simples Nacional” e assine as declarações de não impedimento;
- Regularize todas as pendências apontadas no relatório — e se já foram regularizadas, é só aguardar.
2. Somente para quem é MEI, ainda é necessário realizar o enquadramento no Simei:
- Acesse “Serviços do MEI” e selecione “Solicitação de enquadramento no Simei”;
- Escolha a tabela de ocupações aplicável (Tabela A para MEI geral, ou Tabela B, para MEI caminhoneiro);
- Preencha os campos obrigatórios, como e-mail e telefone;
- Quando a solicitação anterior, para ser enquadrado no Simples Nacional, for deferida, o ingresso no Simei é automático.
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Autor: Janize Colaço
