Transcrição da reunião de trabalho: os benefícios e os perigos de gravar tudo

Agora podemos transcrever quase tudo.

Aplicativos e plataformas on-line podem nos fornecer um registro escrito de nossas videoconferências, chamadas telefônicas ou praticamente qualquer gravação de voz. A IA pode até ler as transcrições para nós, resumindo as principais informações e itens que merecem atenção, para que não precisemos percorrer todos os ãhs, nés e digressões.

A promessa é que podemos ter reuniões onde nada se perde, reuniões onde podemos dar à conversa todo o nosso foco em vez de nos preocuparmos em tomar notas, e onde pessoas com problemas auditivos ou diferenças de atenção ainda possam acompanhar e participar da conversa, mesmo em um ambiente de trabalho barulhento.

Porém, um relato completo de cada conversa pode ter uma desvantagem inesperada: quando as pessoas em uma reunião sabem que estão sendo gravadas, elas não falam como de costume.

Algumas, por exemplo, podem ser mais cuidadosas com o que dizem, sabendo que há um registro oficial da conversa. Essa é uma coisa nada desejável em uma reunião de brainstorming. Outras podem falar demais, entrando na conversa apenas para ter certeza de que o registro mostra que estão engajados e prestando atenção.

Tudo isso pode acontecer mesmo quando há pouca coisa em jogo. Recentemente, me peguei pensando em ideias para uma próxima campanha de divulgação enquanto estava no carro com um colega. Começamos com uma conversa divertida e livre até que percebi que deveria gravar o papo no meu telefone, para que terminássemos com uma transcrição de nossas ideias.

Sim, essa transcrição se mostrou útil depois — mas uma vez que o botão de gravação foi ativado, a conversa se tornou mais linear e estruturada. Falamos com mais clareza, tomamos mais cuidado para não mencionar os outros e passamos de forma mais ordenada de uma ideia para outra, conscientes de como tornar mais fácil para a IA acompanhar a conversa. Nunca saberei que grandes ideias poderiam ter surgido se tivéssemos continuado divagando.

Sem notas

Depois, há o risco de que a transcrição de IA provoque um curto-circuito nos benefícios de tomar notas ativamente durante as reuniões.

Quando as pessoas mantêm seu próprio registro de ideias importantes em uma reunião, conseguem destacar e se lembrar de coisas que chamaram sua atenção ou as inspiraram no momento. Se escreverem a ótima sugestão de um colega naquele momento, é mais provável que se lembrem dela durante uma importante ligação de vendas. É difícil para as pessoas se lembrarem desses momentos — e de seu significado — se confiarem em uma longa transcrição para refrescar a memória.

No entanto, o maior risco da transcrição da IA é como ela afeta nossa capacidade de confiar uns nos outros. Quando os colegas estão relaxados e abertos em suas conversas, isso constrói os relacionamentos que sustentam tudo o que fazemos. Se uma reunião se desviar para uma breve conversa sobre um novo restaurante perto do escritório, não é uma perda de tempo: uma vez que você e o cara no cubículo ao lado se unem por causa de seu amor compartilhado pela comida etíope, você acaba ficando menos irritado com a voz muito alta dele ao telefone.

Contudo, esses processos de construção de confiança não acontecem se estivermos tão conscientes da transcrição da IA que acabamos não abrindo espaço para falar sobre aquele novo restaurante incrível.

Talvez um aspecto mais irritante: as ferramentas de transcrição podem semear dissidência, criar mal-entendidos ou registrar erros. Estudos de transcrição de IA descobriram que, embora a precisão esteja melhorando gradualmente, as IAs às vezes inventam coisas nas transcrições, assim como alucinam em bate-papos e tarefas de pesquisa. Se uma IA inserir um evento ou item inventado na transcrição de uma reunião de planejamento de uma conferência, um funcionário pode acabar contactando um palestrante ou reservando uma sala que ninguém queria.

Depois, há as transcrições precisas que podem ser ainda mais dolorosas. Se você desabafar sobre um colega depois de uma videochamada, é melhor ter certeza de que ele não receberá uma transcrição por e-mail de tudo o que foi dito, incluindo seus comentários sinceros sobre o trabalho atrasado.

Mantenha a IA sob controle

Para colher os benefícios da transcrição e evitar as desvantagens, sugiro estas estratégias:

— A gravação não deve ser automática. Em vez de definir todas as conversas para serem gravadas por padrão, a pessoa que lidera uma reunião deve decidir se e quando começar. Isso permite um bate-papo relaxado antes da reunião, para que as pessoas possam entrar em um ritmo de conversação sem autocensura.

— Peça permissão. Os líderes devem obter o sinal verde antes de começar a gravar e devem anunciar sempre que a transcrição começar ou reiniciar, para que todos saibam que agora tudo está sendo registrado. Antes de começar o registro, certifique-se de que os membros da equipe saibam quem terá acesso à transcrição da reunião e trate as transcrições como informações privadas confidenciais que precisam ser armazenadas com cuidado.

— Incentive as anotações. É vital que as pessoas criem seu próprio registro pessoal do que realmente importava na conversa para que possam se lembrar de pontos importantes com mais facilidade. A pessoa que conduz a reunião também deve revisar o resumo de IA da reunião para garantir que reflita o que foi mais importante na conversa. Idealmente, isso deve ser feito em um formato (como um documento do Google Doc ou um documento do Word on-line) no qual outras pessoas possam adicionar comentários.

Em vez de entrar em um mundo onde tudo é registrado o tempo todo, precisamos construir hábitos que garantam que a transcrição seja uma ferramenta, não um reflexo. Precisamos pensar em quando o propósito de uma reunião será melhor atendido por uma transcrição de IA e quando é melhor manter parte da conversa fora do registro. À medida que a transcrição se torna ainda mais fácil, precisa e onipresente, saber quando não gravar pode ser nossa habilidade de reunião mais valiosa.