Entrega da ECF é importante para verificar se sua empresa deve impostos ou tem pendências fiscais
Se você deixa as obrigações fiscais nas mãos do seu contador, saiba que julho é um momento propício para fazer uma checagem na situação da firma. Isso porque é justamente nesta época que costumam aparecer pendências como declarações em atraso, certificado digital vencido ou informações que não batem com os dados enviados ao Fisco.
Um dos motivos é a entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), obrigatória para firmas no regime de Lucro Presumido. O prazo vence nesta sexta-feira, 31 de julho de 2026.
Na prática, a ECF reúne as informações contábeis e fiscais usadas para você demonstrar à Receita Federal como a sua firma apurou o IRPJ (Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) do ano anterior. É justamente durante a preparação desse documento que muitas pendências acabam aparecendo.
Mesmo que a parte técnica fique com a contabilidade, acompanhar a situação fiscal da firma ajuda a evitar multas e outras complicações.
Segundo Wellington Mota, diretor tributário da Confirp Contabilidade, você, como empresário, também precisa conhecer as principais obrigações da sua companhia para conseguir acompanhar e saber se elas estão sendo cumpridas pelo seu contador.
Como saber se sua firma tem alguma pendência
A boa notícia é que você não precisa esperar o seu contador te avisar que existe um problema. É possível consultar a situação fiscal da firma e verificar se há alguma pendência antes que ela gere multas ou dificulte outras obrigações.
No e-CAC, sistema da Receita Federal, você consegue verificar se existe alguma declaração em atraso, impostos pendentes ou qualquer outra irregularidade ligada ao CNPJ da sua firma, orienta Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei.
O acesso pode ser feito com certificado digital ou pela conta Gov.br do sócio da firma.
Sidnei Camargo Marinucci, advogado tributarista do escritório Rubens Naves Santos Jr. Amorim, explica que a consulta também permite verificar pendências cadastrais, omissão de declarações e outras irregularidades que podem comprometer o cumprimento das obrigações tributárias.
Mota também recomenda pedir ao contador uma relação das obrigações que a firma precisa cumprir ao longo do ano e acompanhar se elas estão sendo entregues dentro do prazo.
Segundo ele, o empresário não precisa dominar a parte técnica, mas deve saber quais declarações fazem parte da rotina do negócio.
Impostos em atraso e outros erros comuns
É justamente na hora de preparar a ECF que muitos problemas aparecem.
Segundo Gularte, do Contabilizei, entre as situações mais frequentes estão declarações de anos anteriores que não foram entregues, certificado digital vencido, divergências entre as informações enviadas nas obrigações mensais e os dados da escrituração contábil, além de débitos declarados sem o respectivo recolhimento.
Para Gularte, a origem desses problemas normalmente está na falta de organização da rotina da firma.
Quando documentos e informações chegam atrasados à contabilidade, as declarações podem precisar de correções. Se elas não forem feitas, as divergências acabam aparecendo no fechamento anual.
Nem sempre o problema está em uma declaração esquecida. Mota cita um exemplo bastante comum: firmas que fazem aplicações financeiras, mas não enviam os informes de rendimentos ao contador.
Como os bancos também informam essas movimentações à Receita Federal, essa diferença pode gerar notificações no futuro.
O que fazer ao encontrar irregularidades
Se a sua firma identificar uma declaração em atraso, informações incorretas ou qualquer outra pendência, a orientação é agir rapidamente.
Segundo Gularte, o ideal é fazer um diagnóstico completo da situação fiscal, regularizar o certificado digital, caso esteja vencido, entregar as declarações pendentes, corrigir eventuais inconsistências e, se houver débitos tributários, avaliar as possibilidades de parcelamento ou negociação com a Receita Federal.
Mota lembra que a primeira providência deve ser entrar em contato com o seu contador para entender a origem da pendência e providenciar a regularização.
Dependendo do caso, a responsabilidade pela falha pode ser do escritório de contabilidade ou decorrer de uma decisão de você mesmo como empresário, como deixar de transmitir uma obrigação.
Como evitar esse problema no futuro
O ideal é não deixar para descobrir problemas apenas na época das grandes entregas fiscais. Segundo Gularte, a recomendação é que você acompanhe a situação fiscal da sua firma durante todo o ano.
Na prática, isso significa conferir regularmente o fechamento contábil, consultar periodicamente o e-CAC, acompanhar a validade do certificado digital e manter reuniões com o seu contador para revisar a situação fiscal e antecipar possíveis problemas.
Como destaca Marinucci, as obrigações acessórias permitem que a Receita Federal faça o cruzamento eletrônico das informações prestadas pelas firmas.
Por isso, manter os dados organizados, acompanhar a situação fiscal e conversar regularmente com o seu contador ajuda a reduzir o risco de inconsistências, multas e até de uma fiscalização futura.
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Autor: Márcia Rodrigues
