Nota fiscal de serviço (NFS-e) será só no Emissor Nacional: o que muda para empresa do Simples em novembro

Você tem uma micro ou pequena firma prestadora de serviços no Simples Nacional? Então, fique atento: a partir da próxima semana, será obrigatório emitir a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) pelo Emissor Nacional, uma plataforma unificada do governo que padroniza o documento. Os sistemas próprios das prefeituras serão aposentados.

A mudança busca uniformizar a emissão de documentos fiscais em todo o país, mas exige atenção aos cadastros, à classificação dos serviços e aos sistemas de gestão utilizados pelos empreendedores.

“Não será mais uma opção”, afirma Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei. Segundo ele, a partir de 1º de novembro, as firmas deverão utilizar o portal nacional, o aplicativo ou um sistema integrado à plataforma.

Todo prestador de serviço precisa mudar?

Não são todas as firmas, mas a mudança afeta uma parcela importante dos prestadores de serviços. Vale para microfirmas (ME) e firmas de pequeno porte (EPP) do Simples Nacional que prestam serviços sujeitos ao ISS (Imposto Sobre Serviços), independentemente do município em que estão estabelecidas.

Os microempreendedores individuais (MEIs) já utilizam o Emissor Nacional desde setembro de 2023. Para eles, portanto, nada muda.

firmas dos regimes de Lucro Presumido e do Lucro Real também não são alcançadas automaticamente pela mesma obrigação de novembro.

Com um lembrete importante: quem vende apenas mercadorias – e não serviços – não será afetado, pois emite Nota Fiscal eletrônica (NF-e), não NFS-e.

Como emitir a NFS-e pelo Emissor Nacional?

O primeiro passo é acessar o Emissor Nacional e verificar os dados cadastrais da firma. O acesso pode ser feito com uma conta no aplicativo ou no site Gov.br ou com certificado digital.

No primeiro acesso, a firma deve confirmar seus dados e criar o perfil de emissão. Também é importante verificar se a inscrição municipal está ativa e regular, sugere Gularte.

O contador Matheus Lopes recomenda antecipar essa etapa. “O ideal é acessar a plataforma antes do prazo, validar o cadastro e, quando disponível, realizar testes de emissão ou integração”, afirma.

O empreendedor também deve cadastrar os serviços prestados com frequência e conferir as informações dos principais clientes. Assim, poderá identificar eventuais pendências antes de precisar emitir uma nota para valer.

E se eu quiser manter a emissão como está?

Não pode. Para as firmas abrangidas pela regra, a emissão deverá ocorrer apenas pela plataforma unificada – seja pelo portal web, seja pelo aplicativo para celular (Android ou IOS).

Com apenas um detalhe: se você, empreendedor, usa um ERP (software de gestão) ou outro programa para emitir os documentos fiscais, não terá necessariamente de entrar no Emissor Nacional e passar a preencher cada nota manualmente.

Se o sistema estiver adaptado e integrado ao Emissor Nacional, a emissão pode continuar normalmente por lá.

“Quem usa software integrado à prefeitura precisa confirmar com o fornecedor se o sistema já está adaptado ao padrão nacional”, alerta Gularte. Segundo ele, a integração antiga pode deixar de funcionar para as emissões já a partir de novembro.

Para quem emite muitas notas diariamente, essa verificação é especialmente importante. Uma falha na integração pode atrasar a emissão dos documentos, a cobrança e o recebimento pelos serviços prestados.

Quais campos exigem atenção na emissão?

A nota continuará reunindo informações como identificação do prestador e do cliente, descrição do serviço e valor da operação. A diferença está na padronização das classificações e dos dados tributários.

Entre os campos que merecem atenção estão o código de tributação nacional, a Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS), o município de incidência do ISS, o regime tributário e eventuais retenções do imposto.

Na prática, o empreendedor precisa conferir se o serviço está classificado corretamente e se os dados informados correspondem à operação realizada. “Uma classificação incorreta pode provocar problemas na emissão, na tributação e no cruzamento de informações fiscais”, afirma Lopes.

Por isso, a recomendação é validar os códigos e as regras aplicáveis com a contabilidade antes de começar a emitir pelo novo sistema.

A mudança altera os impostos do Simples?

A troca do emissor, por si só, não muda o cálculo nem o recolhimento dos tributos do Simples Nacional. A apuração mensal continuará sendo feita pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D), e o pagamento seguirá pela guia única (DAS), com o ISS incluído.

O que muda é a centralização das informações fiscais. Com as notas reunidas em uma base nacional, o cruzamento entre os documentos emitidos e as receitas declaradas deve se tornar mais rápido.

“Divergências entre notas e receitas declaradas tendem a ser identificadas com mais facilidade”, diz Gularte. Por isso, a conferência mensal entre o faturamento registrado nas notas e os valores informados no PGDAS-D ganha importância.

Há multa para quem não se adaptar?

O principal risco imediato é ficar sem conseguir emitir notas fiscais, o que pode atrasar cobranças e recebimentos.

Os especialistas também alertam que não haverá um período de convivência entre os sistemas antigos e o Emissor Nacional. Para quem utiliza integração, há ambiente de homologação para testes técnicos.

Em caso de instabilidade, a orientação de Gularte é registrar a ocorrência com capturas de tela, data e horário, acompanhar os comunicados oficiais e avisar o contador para receber orientação sobre os procedimentos a tomar.

A recomendação final de Lopes é tratar a mudança como uma adequação fiscal e tecnológica, e não apenas como a troca de um site.

Conferir o acesso, revisar os cadastros, validar a classificação dos serviços e testar a integração antes do prazo são medidas que ajudam a evitar problemas na emissão das notas.