O lado bom de ter uma folha de pagamento maior – e o que a reforma tributária fez com essa vantagem

Para algumas firmas de serviços no Simples Nacional, uma pequena diferença no tamanho da folha de pagamento pode significar dezenas de milhares de reais em impostos.

Imagine uma firma que fatura R$ 1,2 milhão por ano e gasta 27% disso com salários e pró-labore. Se aumentar a folha em R$ 12 mil ao longo de 12 meses, chega a 28% – e, com isso, pode economizar cerca de R$ 72,5 mil por ano no Simples.

Essa é a conta do chamado “Fator R”: a divisão da folha de pagamento pela receita bruta dos últimos 12 meses.

Quando o resultado chega a 28% ou mais, algumas firmas de serviços – aquelas enquadradas no Anexo V, com alíquotas começando em 15,5% – passam a ser tributadas pelo Anexo III. Vale a pena porque nesse anexo as alíquotas são menores: a partir de 6%. O Descomplica PJ explicou o funcionamento do indicador em detalhes nesta reportagem.

A regra do “Fator R” não mudou com a reforma tributária.

Mas, a partir de 2027, quem está no Simples terá de decidir como pagar os novos tributos, o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição Social sobre Bens e Serviços): dentro do DAS, a guia única do Simples, como hoje; ou à parte, no chamado regime híbrido. E essa escolha pode reduzir a economia de uma folha acima de 28%.

Será que ainda vale a pena manter o foco sobre o “Fator R”? Segundo especialistas, pode valer, mas a conta ficou mais complexa.

O que muda no cálculo da folha?

A resposta curta é: a lógica não muda. Segundo Aline Ferreira Fonseca, advogada tributarista do escritório Rolim, Goulart, Cardoso, continuam sendo considerados no cálculo os salários, o pró-labore, o INSS patronal efetivamente recolhido e o FGTS. Distribuição de lucros e aluguéis ficam de fora, assim como pagamentos a PJs e a freelancers.

Mas a reforma mexeu em um item que afeta a conta do “Fator R”. O conceito de receita bruta do Simples foi ampliado para qualquer receita vinculada à atividade principal da firma.

Atividades acessórias e receitas complementares – como gorjetas, cessão de direitos, royalties, verbas de patrocínio e até o custo do financiamento em vendas a prazo – passam a integrar o cálculo.

Com uma receita potencialmente maior, o percentual da folha sobre o faturamento pode diminuir e uma firma próxima dos 28% pode acabar ficando no Anexo V, mais caro, mesmo sem reduzir os gastos com pessoal.

Como IBS e CBS entram na conta?

A partir de 2027, quem está no Simples terá duas opções para pagar o IBS e a CBS:

• Se permanecer no Simples “tradicional”, os dois tributos continuam dentro do DAS, junto com os demais impostos. Nesse caso, valem as alíquotas do anexo do Simples em que a firma estiver enquadrada. Ou seja, chegar ao Anexo III reduz o valor total da guia.
• Se migrar para o chamado “regime híbrido”, o IBS e a CBS saem do DAS e passam a ser calculados à parte. A firma paga esses impostos sobre o que vende, mas pode descontar o IBS e a CBS pagos nas suas compras (os “créditos”). O DAS continua existindo só para os outros impostos.

Atingir piso do “Fator R” e escolher migrar (ou não) para o regime híbrido são decisões independentes – mas uma interfere no resultado da outra. Por exemplo, uma firma do Anexo V que alcance uma folha de 28% vai conseguir ser tributada pelo Anexo III. No entanto se ela também escolher mudar para o regime híbrido, o IBS e a CBS serão recolhidos por fora e deixarão de acompanhar a alíquota do anexo.

Conclusão: a firma só terá redução nos impostos que continuam no DAS, e a vantagem do “Fator R” será menor, segundo Delcilene Rebouças Silva Lopes, advogada especialista em Direito Tributário.

Ainda vale a pena focar na folha para atingir o “Fator R”?

Os especialistas recomendam comparar a economia tributária com o custo de uma folha de pagamentos elevado.

Voltando ao exemplo do início da reportagem, calculado por Aline. A firma tem receita anual de R$ 1,2 milhão e “Fator R” de 27%. Para chegar a 28%, mantendo a receita inalterada, a folha dos últimos 12 meses precisa passar de R$ 324 mil para R$ 336 mil.

Nesse nível de receita, as alíquotas efetivas (percentual que de fato é pago sobre o faturamento) seriam de 13,03% no Anexo III e 19,075% no Anexo V, estima Aline. No Simples tradicional, essa diferença representaria uma economia potencial de cerca de R$ 72,5 mil por ano na guia única. Já no regime híbrido, a economia cairia para R$ 57,7 mil.

Ou seja, pagar o IBS e a CBS pelo regime híbrido não elimina o benefício de alcançar uma folha de 28%, mas reduz a economia.

Além do aspecto estritamente tributário, é preciso colocar o custo dessa estratégia na conta. Se o aumento da folha ocorrer pela contratação de mais funcionários CLT, seus gastos vão envolver mais salários, FGTS, férias, 13º salário e benefícios.

Se, por outro lado, você aumentar seu pró-labore, também vai gastar mais com INSS e Imposto de Renda sobre o valor adicional. O Descomplica PJ já abordou essa estratégia nesta reportagem.

Para a advogada Delcilene, em alguns casos, ainda pode fazer sentido aumentar a folha para alcançar os 28%, principalmente nas faixas iniciais de faturamento. Mas Vinícius Carneiro, advogado e estrategista tributário da Etecon, alerta para a “armadilha do Fator R”: o custo para o sócio ou para a firma pode superar a economia obtida na pessoa jurídica.

Se a mudança para o Anexo III gerar, por exemplo, uma economia de R$ 3 mil por mês na DAS, mas o aumento do pró-labore elevar em R$ 3,5 mil os custos de INSS e Imposto de Renda, aumentar a folha deixa de ser vantajoso.

O cliente também entra na conta

A escolha entre o Simples tradicional e o híbrido não depende apenas do imposto pago pela própria firma. O perfil dos clientes pode ser decisivo, principalmente porque o regime escolhido afeta o crédito de IBS e CBS que o fornecedor transfere para o comprador.

Em outras palavras: no híbrido, a firma gera “créditos” que seus clientes podem descontar dos tributos que eles mesmos têm de pagar – uma vantagem que só faz diferença para quem vende para outras firmas. Negócios voltados ao consumidor final tendem a olhar principalmente para a redução da própria carga tributária.

E quem tem muita gente na folha?

A folha tem dois efeitos diferentes: ajuda a alcançar os 28% do “Fator R”, mas salários e pró-labore não geram créditos de IBS e CBS no regime híbrido.

Para firmas de serviços que dependem muito de mão de obra, isso pode tornar o híbrido menos atraente, já que há menos compras tributadas para gerar créditos. Carneiro cita o caso de uma firma em que 70% dos custos são formados pela folha. Como salários não geram créditos, haveria pouco imposto pago nas compras para descontar no regime regular.

Por isso, a firma precisa avaliar se o ganho comercial de oferecer mais créditos aos clientes firmariais é suficiente para compensar o aumento da própria carga tributária.

Os especialistas recomendam não tomar a decisão apenas com base no “Fator R”. É preciso comparar as quatro combinações possíveis: tributação pelo Anexo III ou pelo Anexo V, com IBS e CBS dentro do DAS (Simples tradicional) ou fora dela (regime híbrido).

Entram na conta:

• faturamento;
• folha de pagamento;
• custo de aumentar salários ou pró-labore;
• compras que podem gerar créditos;
• perfil dos clientes (firmas ou consumidor final);
• possibilidade de repassar impostos para os preços;
• custos de contabilidade e sistemas.