Nova regra pode afetar empresas do Simples que vendem a prazo. Saiba como se preparar

Pequenas firmas que vendem a prazo terão de ficar mais atentas às contas a partir de 2027. Tudo por causa de uma nova regra fiscal publicada pelo governo no mês passado.

A partir do próximo 1º de janeiro, o chamado “regime de caixa” vai deixar de ser usado nos negócios enquadrados no Simples Nacional. Todas as firmas passarão a seguir outro regime, o “de competência”.

A diferença entre os dois está basicamente no momento em que a receita é considerada para fins de tributação.

No regime de competência, a receita entra na apuração dos impostos quando a operação acontece – basicamente, quando a nota fiscal é emitida e a mercadoria é entregue ou o serviço é prestado.

Já no regime de caixa, que vai deixar de existir para o Simples, a receita é considerada quando o dinheiro efetivamente cai na conta da firma.

“Regimes de caixa ou de competência respondem a uma única pergunta: em que mês uma venda vira receita para efeito de imposto”, explica Adauto Dutra, tributarista no Ayres Westin Advogados.

Segundo ele, nenhum dos dois mexe no que é receita ou nas alíquotas fiscais. O que muda é o momento em que os valores entram na apuração dos impostos.

Especialistas calculam que a maior parte das firmas do Simples já adote o regime de competência – e, para elas, nada muda.

Para as que estão atualmente no regime de caixa, a consequência prática é que elas passarão a ter de recolher os impostos sobre as vendas independentemente do momento em que o cliente faz o pagamento.

É justamente quando existe um intervalo entre vender e receber que a diferença aparece. Quando acontece a venda à vista, não muda nada entre os dois regimes. Já numa venda parcelada, o efeito é a antecipação do imposto.

Como funciona hoje no Simples Nacional?

Até este ano, as firmas do Simples podem escolher entre os dois regimes para determinar a base de cálculo mensal do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), a guia única usada para pagar os impostos mensais.

Se optar pelo regime de caixa, a firma faz o cálculo a partir do que efetivamente recebeu no mês; no regime de competência, entra o que ela faturou – ou seja, as notas que emitiu.

A escolha era anual e não podia ser alterada antes do ano seguinte. Também era total: não era permitido escolher o regime de caixa para as vendas parceladas e de competência para as vendas à vista, por exemplo. Justamente por isso, demandava planejamento, diz Vanderlei Goulart, diretor-presidente da Meta Assessoria firmarial.

A possibilidade de escolha não dependia do setor de atuação da firma. Quem optase pelo regime de caixa precisava manter controles dos valores a receber e dos já recebidos, relacionando cada pagamento à nota fiscal correspondente.

Qual o impacto da mudança a partir de 2027?

Com todas as firmas do Simples passando a utilizar o regime de competência, as compras a prazo entram na mira.

Imagine uma firma do Simples que emita, em janeiro de 2027, uma nota de R$ 30 mil, para pagamento em três parcelas de R$ 10 mil pelo cliente – em fevereiro, março e abril. Pela nova regra, os R$ 30 mil entram na apuração dos impostos de janeiro, mesmo que naquele momento a firma ainda não tenha recebido nada.

Se a alíquota efetiva for de 8%, por exemplo, seriam R$ 2.400 de imposto, com vencimento em fevereiro de 2027. Até a data de quitar a DAS, a firma teria recebido apenas a primeira parcela de R$ 10 mil.

No regime de caixa, o imposto acompanharia os recebimentos: cada parcela de R$ 10 mil seria tributada no mês em que o valor entrasse na conta.

Por isso, Charles Gularte, sócio-diretor da Contabilizei, diz que a mudança cria uma antecipação do recolhimento: o imposto passa a ser devido antes de a firma transformar aquela venda em dinheiro disponível.

Quem deve sentir mais a mudança?

firmas que fazem vendas parceladas, com prazos de 30, 60 e 90 dias, tendem a sentir mais a mudança. O mesmo vale para negócios com contratos de prestação de serviços em que o faturamento ocorre antes do recebimento, e ainda firmas que enfrentam inadimplência dos clientes.

Construção civil, comércio com vendas no crediário ou cartão parcelado e negócios com pouco capital de giro estão entre os que merecem atenção, segundo Gularte.

Para eles, Dutra sugere fazer uma conta simples: prazo médio de recebimento dos clientes menos prazo médio de pagamento dos fornecedores. Quanto maior essa diferença, maior é o período que a firma precisa se financiar com recursos próprios.

O imposto vai ficar mais caro?

Ao longo do ano, considerando que a firma tenha a mesma receita e pague a mesma alíquota, a tributação total não vai mudar. O problema é o descasamento entre a saída do dinheiro para quitar o imposto e a entrada do pagamento do cliente.

Isso pode pressionar o capital de giro. Uma firma pode ter vendas, faturamento e margem, mas ainda assim precisar de dinheiro disponível para pagar impostos enquanto aguarda os clientes.

Por isso, para quem adota o regime de caixa, a recomendação é simular 2027 com os números reais da firma. Goulart sugere começar calculando a diferença entre o que a firma fatura e o que efetivamente recebe em cada mês. Com essa informação, fica mais fácil estimar a necessidade de capital de giro.

Gularte, da Contabilizei, lista algumas medidas que podem ajudar:

• Mapear o prazo médio de recebimento;
• Simular o fluxo de caixa de 2027 já considerando a antecipação do imposto;
• Rever prazos e condições de parcelamento oferecidos aos clientes;
• Conversar com o contador sobre o impacto específico para a firma;
• Revisar a precificação, se necessário;
• Manter os controles monetários organizados.

Dutra acrescenta que vale considerar medidas como pedir uma entrada, reduzir prazos de pagamento e rever o preço das vendas a prazo. Também recomenda avaliar a política de crédito e cobrança, já que uma venda que não é recebida pode representar não apenas perda financeira em si mas também do imposto já recolhido.